Die Verwaltung der Kita: Was gehört zur Kitaverwaltung?

Was macht eine gute Kindertagesstätte aus: Eine hervorragende Einrichtung und Ausstattung? Erzieherinnen und Erzieher, die engagiert und mit Herzblut bei der Sache sind? Oder besondere Förderprogramme und Projekte für die Kinder? Vermutlich ist es ein Zusammenspiel aus allem. Die Grundlage dafür, dass all diese Dinge erreicht werden, bildet für die Leitung einer Kita vor allem eine reibungslos funktionierende Verwaltung.

Verwaltung einer Kita: Die Organisation einer kinderbetreuenden Einrichtung

Aufgaben der Verwaltung in der Kita, Verwaltung im Kindergarten
Infografik Aufgaben der Verwaltung in der Kita © Prokita-Portal

Die Leitung einer Kita sieht sich zahlreichen Aufgaben und Entscheidungen gegenüber, die im Hintergrund getrofnen werden. Ohne eine klare Struktur, Aufgaben- und Rechteverteilung herrschen in einer kinderbetreuenden Einrichtung vor allem Verwirrung und Unordnung. Zur erfolgreichen Kitaverwaltung und -organisation zählen unter anderem folgende Bereiche:

  • Festlegung eines Organigramms und einer Zuständigkeitsstruktur
  • Zeittabellen und Urlaubsplanung
  • langfristige Planung des Kalenderjahres
  • Festlegen der Kommunikationskanäle und Erstellen von Verteilergruppen

Idealerweise gibt der Träger die Struktur seiner Einrichtungen bereits in einem groben Rahmen vor. Zu einer guten Organisation gehört es allerdings, diesen Rahmen mit konkreten Inhalten zu füllen.

Dazu zählt im ersten Schritt, die Qualifikationen und Fähigkeiten des Personals genau zu erfassen, und ideal einzusetzen. Eine pädagogische Fachkraft, die eine Fortbildung zur Fachberatung im Bereich Datenschutz besucht hat, kann sinnvollerweise die Assistenz der Leitung in diesem Bereich übernehmen. Diese Qualifikationen zu erfragen und schriftlich festzuhalten, sind dabei eine absolute Voraussetzung für die Erstellung der Organisationsstruktur der Kitaverwaltung.

Zuständigkeiten klar regeln: Wer tut was?

Für jeden Bereich der Kita müssen Aufgaben und Zuständigkeiten klar verteilt sein:

  • Wer übernimmt die Kommunikation mit den Eltern?
  • Wer organisiert Projektarbeiten und Ausflüge in Museen oder Parks?
  • Wer kümmert sich um die Wochenplanung?
klare Hierachien und Zuständigkeiten in der Kita festlegen
Es ist wichtig, klare Hierachien und Zuständigkeiten festzulegen, damit kein Unmut aufkommt © fizkes - Shutterstock

Ohne klare Kommunikation und Transparenz der Leitung herrscht schnell Unmut. Niemand fühlt sich in der Tageseinrichtung dafür verantwortlich. Gleichzeitig erwartet jeder, dass solche Aufgaben erledigt werden. Es ist daher notwendig, Hierarchien und Zuständigkeiten deutlich zu kommunizieren. Nur wenn alle Erzieherinnen und Erzieher wissen, was von ihnen verlangt wird, können sie sich auch entsprechend einbringen.

Wichtig ist auch, dass jeder auf demselben Wissensstand ist. Sprich: Es ist notwendig, die Ergebnisse von Besprechungen festzuhalten und jedem zugänglich zu machen. Auch wenn eine Fachkraft krankheitsbedingt nicht an einer Teambesprechung teilnehmen kann, muss sie nach dem Meeting wissen, was besprochen wurde. Alle auf demselben Kenntnisstand zu halten, gehört also ebenso zur Kitaverwaltung wie die klassische Urlaubsplanung. Das lässt sich mittlerweile digital umsetzen.

Software als wertvolles Organisations-Tool in der Kitaverwaltung

Für die transparente Planung von Events sowie die Organisation administrativer Bereiche wie Arbeitszeiten und Urlaubsplanung bietet das Programm „nupian“ eine flexible Cloud-Option an. Ziel von nupian ist es, Lösungen für alle Herausforderungen der Kitaverwaltung zu präsentieren. Dazu gehört das Bereitstellen einer Online-Software, in der Dokumente zentral verwaltet werden können. Auch Tools zur Daten- und Buchhaltung stellt die Software bereit. Alles, was es dafür braucht, ist ein Rechner oder ein Laptop mit Browser, um auf die Plattform zuzugreifen. Um Rahmen der Rechtsberatung für das Team Kita und die Rechteverteilung in den Einstellungen zu regeln, lässt sich der Zugriff auf sensible Daten DSGVO-konform umsetzen.

Eine ähnliche Lösung wie nupian bildet die Online Plattform „kigaroo“. Neben der Bereitstellung einer Software für die Organisation und Verwaltung von Kindertagesstätten bieten sie zusätzlich eine Lösung für die Kommunikation zwischen Kitaverwaltung, Erziehern und Eltern an. Durch die Nutzung der kigaroo App wird die Kommunikation durch die Leitung des Kindergartens klar geregelt und vereinheitlicht. Dadurch lässt sich vieles vereinfachen: Vor allem der zusätzliche Zeitaufwand, der beim ständigen Aktualisieren von E-Mail Verteilern oder WhatsApp Gruppen entsteht, bleibt erspart. Beide Softwares sind an dieser Stelle nur exemplarisch genannt, um die vielfältigen Möglichkeiten digitaler Lösungen aufzuzeigen.

Kitas verwalten: Unterstützung durch versiertes Personal

Allerdings ist Digitalisierung nicht immer der Königsweg. Für die Leitung eines Kindergartens ist es empfehlenswert, vor der Einführung einer neuen zentralen Verwaltungssoftware Rücksprache mit dem Träger der Einrichtung zu halten. Auch die Erzieherinnen und Erzieher einer Tageseinrichtung sollten Mitspracherecht haben. Denn: Nicht für alle Mitarbeiter sind umfassende Kenntnisse im Umgang mit Computer und Browser selbstverständlich. Zieht man noch die anfallenden Kosten für die Software in Betracht, ist es ratsam abzuwägen, ob nicht eine weitere Assistenzkraft oder Fachberatung eine ähnliche Entlastung bewirken kann.

Generell ist die Organisation einer Kindertagesstätte ein sehr umfassender Themenbereich. Um einen tieferen Einblick in die Thematik zu bekommen, ohne eine Fachberatung zu konsultieren, empfiehlt sich auch ein Blick in ein umfassendes Fachbuch. Das Handbuch „Das große Handbuch Organisation und Verwaltung in der Kita“ von Harald Christa geht sehr speziell auf die einzelnen Bereiche der Organisation und Verwaltung von Kindertagesstätten ein. Auch rechtliche Fragen rund um DSGVO und Co. werden in dem Werk angerissen.

Rechtliche Fragen: Auch das gehört zur Verwaltung

Stichwort DSGVO und Daten: Seit Mai 2018 wird die Datenschutz-Grundverordnung auch in Deutschland umgesetzt. Seitdem müssen Unternehmen und Einrichtungen – so auch Kindertagesstätten – noch einmal transparenter darlegen können, wie die persönlichen Daten anderer verarbeitet und gespeichert werden. Nicht zu dieser Gesetzesänderung, sondern auch auf allgemeine rechtliche Fragen sollte die Kita-Leitung eine Antwort parat haben.

Sinnvoll ist es daher, sich mit grundlegenden rechtlichen Fragen auseinanderzusetzen:

  • Wer darf das Kind von der Kita abholen und wer nicht?
  • Dürfen Erzieherinnen und Erzieher den Kindern Medikamente verabreichen?
  • Wer haftet, wenn ein Mädchen oder ein Junge bei einem Ausflug etwas kaputt gemacht hat?

Fortbildungen und Schulungen vermitteln gezieltes rechtliches Wissen rund um das Themenfeld Kita. Es ergibt zudem Sinn, mit einem Anwalt zusammenzuarbeiten, der die Einrichtung kennt und juristischen Rat erteilen kann.

Kitaverwaltung: Budgetplanung und -controlling erfolgreicher Einrichtungen

Auch wenn Kindertagesstätten meist durch soziale oder christliche Träger finanziert werden, ist die Verwendung der finanziellen Mittel alles andere als irrelevant. Viele Ideen müssen vor der Umsetzung erst an ihrer finanziellen Machbarkeit gemessen werden.

  • Wie viel kostet es, die eigene Einrichtung zu einer offiziellen „Kreativitätskindertagesstätte“ zu machen?
  • Welche Ausgaben fallen in welchen Bereichen an?
  • Was sind die laufenden Kosten?
  • Können wir uns Stellenanzeigen in einem überregionalen Online-Portal leisten?

Die Leitung einer Kita sollte sich daher in Absprache mit ihrem Personal um eine möglichst präzise Budgetplanung bemühen. Diese kann sie in einzelne Fachbereiche untergliedern, um besser hervorzuheben, wohin die Ausgaben wirklich fließen.

Die steuerliche Unterstützung bzw. die Möglichkeit zur korrekten Buchhaltung ist bei Tools wie kigaroo und nupian integriert. Wird fachspezifische Software nicht genutzt, ist es Aufgabe der Geschäftsführung, Ausgaben und Einnahmen in steuerrechtlich angemessener Form festzuhalten.

Ohne entsprechendes Controlling ist jede noch so präzise Planung nutzlos. Im Controlling werden die tatsächlichen Daten mit den geplanten Zahlen verglichen. So lassen sich Schlüsse für die Zukunft ziehen. Sind in einem Bereich die Kosten deutlich höher als erwartet, ist es wichtig, dies im Controlling kenntlich zu machen. Denn kurzfristig wie langfristig ist für die Träger sozialer Einrichtungen die finanzielle Stabilität absolute Grundlage für das weitere Bestehen der Tageseinrichtung. Kurz gesagt: Kitas sollen sich lohnen, bestenfalls einen Gewinn abwerfen. Ob dies der Fall ist, lässt sich nur anhand der Zahlen bestimmen.

Die langfristige Strategieentwicklung: Ebenfalls Teil der Kitaverwaltung

Für jede Einrichtung, jedes Unternehmen und jede Organisation bildet die langfristige Strategie den zentralen Ankerpunkt. In einer solchen Strategie, die auch Konzeption genannt wird, sollten folgende Punkte festgehalten sein:

  • Leitbild, Identität und Glaubenssätze des Trägers
  • grundlegende Organisation und Ausrichtung der Einrichtung
  • langfristige Entwicklung und Ziele der Einrichtung

Die Strategie bzw. das Konzept einer Kindertagesstätte macht im Idealfall sichtbar, welche Werte und Ziele die Leitung des Kindergartens im Detail verfolgt. Ist beispielsweise das herausragende Ziel, zu einer „Kreativitätskindertagesstätte“ zu werden, ist es Aufgabe der Geschäftsführung, dieses Ziel so genau wie möglich zu beschreiben. Auch die einzelnen Schritte dahin sind von zentraler Bedeutung: Welche Kriterien müssen wir erfüllen, dass wir eine „Kreativitätskindertagesstätte“ werden? Woher bekommen wir die finanziellen Mittel? Können wir Förderungen erhalten? Wenn ja, wie sollen wir dies tun?

Aus dem Ziel, eine „Kreativitätskindertagesstätte“ zu werden, ergeben sich viele Ideen und Maßnahmen: Zum Beispiel die Einrichtung einer eigenen neuen Werkbank oder die Anschaffung neuer Mal- und Bastelmaterialien. Sicherlich gehört die Strategieentwicklung eher zu den abstrakteren Aufgaben einer Kita-Leitung. Sie führt allerdings zu konkreten Maßnahmen, die die Qualität oder das Profil einer Kita verbessern. Einen erheblichen Anteil an der Qualität der Betreuung trägt nicht nur das Konzept der Tageseinrichtung, sondern auch die Erzieherinnen und Erzieher.

Verwaltung einer Kita: Personalplanung und -entwicklung

Eine Kita steht und fällt mit der Verfügbarkeit und Zufriedenheit seines Personals. Denn wenn die pädagogischen Fachkräfte gerne zur Arbeit kommen, strahlen sie das auch aus. Das macht sich unmittelbar an der Qualität der Kinderbetreuung bemerkbar. Ein guter Grund, bei der Kitaverwaltung auch die Personalplanung und -entwicklung in den Fokus zu rücken.

Verfügbarkeit des Personals sicherstellen

Eine sorgfältige Personalplanung stellt sicher, dass genügend pädagogische Fachkräfte in der Einrichtung arbeiten und so für eine gute und umfassende Betreuung der Kinder sorgen. Dabei ist es sinnvoll, den Gesamtarbeitsaufwand zu kalkulieren. Daraus lässt sich schlussfolgern, wie viele Mitarbeiter die Kita aktuell braucht.

Bietet die Kita die Möglichkeit einer Ganztagesbetreuung, steigt die Zahl der benötigten Mitarbeiter. Ebenso ist es sinnvoll, immer einen „Puffer“ für besondere Fälle miteinzuberechnen. Dazu zählen zum Beispiel ein längerer krankheitsbedingter Ausfall, ein Berufswechsel in einen anderen Fachbereich oder eine Auszeit aufgrund von Elternzeit.

Personalplanung Kindergarten, Ausfall von Erzieherinnen berücksichtigen, ausreichend Personal für die Kita einplanen
Gerade im Kindergarten ist eine gute Personalplanung besonders wichtig © boonchoke - Shutterstock

Zahlreiche Softwarelösungen – so auch kigaroo und nupian – stellen umfassende Möglichkeiten zur Personalplanung bereit, die die Kitaverwaltung vereinfachen. Ziel ist es letztlich, dass sich die Erzieherinnen und Erzieher sorgenfrei um die Betreuung der Kinder kümmern können. Vor allem deshalb ist es wichtig, die Wochenplanung klar zu kommunizieren. Denn unerwünschte Überstunden dämpfen die Arbeitsmoral jedes motivierten Mitarbeiters.

Im Bereich der Personalplanung macht es außerdem Sinn, sich nach einem klaren Kriterienkatalog zur Einstellung von neuen Mitarbeitern zu richten. Dieser wird häufig bereits durch den Träger der Kita vorgegeben. Zu den typischen Einstellungskriterien zählen:

  • Qualifikation
  • Bildungsstand
  • Berufserfahrung

Es macht aber auch Sinn, den Bewerber nach der geplanten Dauer der Berufsausübung in der jeweiligen Tageseinrichtung zu fragen. Denn gerade in der Kita haben die Mitarbeiter als Bezugspersonen für die Kinder eine wichtige Bedeutung. Auch entwickelt sich ein Gemeinschaftsgefühl deutlich schneller, wenn das Vertrauen in eine dauerhafte Zusammenarbeit besteht.

Wie erreicht man Zufriedenheit unter den Mitarbeitern einer Kita?

Die Zufriedenheit des Personals ist ebenfalls von Relevanz. Dabei handelt es sich wohl um eines der am schwierigsten zu erreichenden Ziele. Die Lösung liegt in der Mischung aus fördern und fordern. Idealerweise ist für die Mitarbeiter der Kita die Betreuung von Kindern zwischen null und sechs Jahren ihr Traumberuf. Darüber hinaus haben aber fast alle Menschen das Bedürfnis, sich in bestimmten Bereichen weiterzuentwickeln. Für die Leitung einer Kita bedeutet das konkret: Nutzen Sie dieses Bedürfnis. Schaffen Sie Weiterbildungsangebote für Ihre Mitarbeiter.

Dazu zählt die Möglichkeit, dass die Mitarbeiter Schulungen und Fortbildungen besuchen können. Gleichsam können Sie auch eine Fachberatung zur Verfügung stellen und bewusst Verantwortung übergeben. Statt die gesamte Kitaverwaltung selbst übernehmen zu wollen, zeichnet sich eine gute Führungskraft dadurch aus, dass sie Aufgaben verteilt und die Assistenz bei bestimmten Projekten zulässt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind umso motivierter, je stärker sie in einem Projekt selbst involviert sind. Möchte eine Fachkraft also aus der Sachbearbeitung in einem speziellen Bereich der Kitaverwaltung aufsteigen, ergibt es Sinn, dieses Engagement aktiv zu fördern.

Die Verwaltung einer kinderbetreuenden Tageseinrichtung ist in den vergangenen Jahren deutlich anspruchsvoller und datenlastiger geworden. Personal, Budgetierung und Organisation wollen unter einen Hut gebracht werden. Das erreicht eine engagierte Leitung nur mit dem entsprechenden Fachwissen über Kitaverwaltung. Doch keine Einrichtung funktioniert ohne ein motiviertes und gut ausgebildetes Team. Denn nur gemeinsam ist es möglich, den steigenden Ansprüchen an eine gute Kinderbetreuung und eine exzellent funktionierende Verwaltung gerecht zu werden.

Redaktion Prokita-Portal


© Kinga - Shutterstock