Vorbereitungsplanung: So plant das Kita-Team effektiv

Die alltägliche Arbeit von Erzieherinnen und Erziehern beschränkt sich nicht nur auf die Gruppenzeit mit den Kindern. Auch Verwaltungsaufgaben oder Vorbereitungsplanungen nehmen einen Teil der Arbeitszeit ein. In den Planungsbesprechungen müssen dann grundsätzliche Fragen wie die pädagogische Ausrichtung der Kindertagesstätte oder spezielle Aspekte wie die Arbeitsaufteilung und die Wochenplanung besprochen werden.

Die Tätigkeit in der Kita: Was sind Vorbereitungsplanungen?

Im Kita-Team müssen einige Entscheidungen gemeinsam getroffen werden: Zum Beispiel, wer wann in den wohlverdienten Urlaub geht oder wie die nächsten Arbeitspläne gestaltet werden. Doch das ist bei Weitem noch nicht alles, was den Alltag in einer Kindertageseinrichtung ausmacht. Zur Vorbereitungsplanung in der Kindertagesstätte gehören auch folgende Aspekte:

  • Organisationsstruktur in den Gruppenzeiten mit den Kindern: Wer kümmert sich um welche Gruppe? Kann stets der Personalschlüssel eingehalten werden? Welche Erzieherin oder Erzieher übernimmt bei schönem Wetter die Betreuung im Außenbereich im Kindergarten? Wer im Innenbereich in der Bastelecke?
  • Besprechung und Vorbereitung von wichtigen Terminen wie Projekten, Festtagen oder gemeinsamen Fortbildungen: Die Vorbereitungsplanung umfasst auch die Arbeitsaufteilung zu besonderen Terminen. So stellt sich zum Beispiel die Frage, wer die Organisation des Sommerfests oder des Laternenlaufs zu St. Martin übernimmt. Außerdem können auch zukünftige Weiterbildungen angesprochen werden. Deren Ergebnisse lassen sich mit dem gesamten Mitarbeiterstab teilen.
  • Gespräch mit den Eltern: Die Frage, wer Elterngespräche führt, wenn es zu Problemen oder Auffälligkeiten bei einem Kind kommt, sollte ebenfalls in den Vorbereitungsplanungen besprochen werden.
  • Reflexion der grundsätzlichen pädagogischen Ziele der Einrichtung: In gemeinsamen Entwicklungsgesprächen diskutieren die Erzieherinnen und Erzieher auch, welche Werte und Methoden die Kita – auch in der Zukunft – vermitteln und umsetzen möchte.

In einem Teamgespräch finden auch die gesammelten Erfahrungen bei der Arbeit mit den Kindern ihren nötigen Platz. Das gilt vor allem für Fallbesprechungen, die eine umfassende Reflexion und besonderes pädagogisches Fingerspitzengefühl verlangen. Die Analyse eines Falls sollte selbstredend mit der Planung einer zukünftigen Handlungsstrategie verbunden sein.

Ein Beispiel aus dem Alltag: Ein Kind kommt immerzu übermüdet in die Kita. Auch nach dem initialen Gespräch mit den Eltern ändert sich nichts. Bei der Teambesprechung lässt sich nun das weitere Vorgehen planen. Gleichzeitig ist hier Raum für Austausch: Hat eine andere Erzieherin oder ein anderer Erzieher womöglich etwas anderes bemerkt? Gibt es ähnliche Fälle? Welche Lösungsmöglichkeiten wie etwa weitere Elterngespräche bieten sich an?

Die Relevanz der gemeinsamen Vorbereitungsplanung

Vorbereitungsplanung in der Kita, Aspekte einer Vorbereitungsplanung im Kindergarten
Infografik - Warum ist eine Vorbereitungsplanung im Kindergarten nötig © Prokita-Portal

Die oben genannten Aspekte sollten am besten vom gesamten Team diskutiert und geplant werden. Im offenen Austausch miteinander entstehen bei den Planungen, der Konzeption und der Durchführung auch Synergieeffekte. Gute Ideen und Impulse treten oft erst zutage, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Beitrag zur Weiterentwicklung der Kindertageseinrichtung leisten.

Die Planung der Planung ist zudem ein wichtiger Bestandteil des Erfolgs einer Kita. Denn nur wenn alle Hand in Hand zusammenarbeiten, lässt sich auch die Weiterentwicklung der Einrichtung vorantreiben. Das ist vor allem insofern wichtig, als dass die Pädagogik auch selbst nicht stehen bleibt: Die Kinderbetreuung vor 20 oder 30 Jahren ist mit der heutigen in vielen Bereichen nicht mehr zu vergleichen.

Im Hinblick auf Kindererziehung und -betreuung gibt es stetige Weiterentwicklungen, die pädagogische Fachkräfte im Fokus behalten müssen: Stichworte, die hier fallen, sind Globalisierung, medizinische Fortschritte und Digitalisierung. Waren Themen wie Medienerziehung, Fremdsprachenerwerb oder die Behandlung von Verhaltens- oder Sprachstörungen vor einigen Jahrzehnten kaum auf der Agenda einer Kindertageseinrichtung, sind sie heute so aktuell wie nie.

Weiterentwicklung der fachlichen Kompetenzen und der Teamarbeit

Die stetigen Veränderungen bleiben für pädagogische Fachkräfte nicht ohne Konsequenzen: Erzieherinnen und Erzieher im Kindergarten müssen sich im Hinblick auf ihre pädagogische Bildung immer wieder weiterentwickeln, um sich am Puls der Zeit zu bewegen. Zum Beispiel durch eine entsprechende Fortbildung der Erzieher.

Ein weiterer Aspekt, der ebenfalls für die Relevanz der Vorbereitungsplanungen spricht: Die Zusammenarbeit im Team Kita kann erst durch eine konkrete Planung der Arbeit funktionieren. Wenn es das Team versäumt, sich über wichtige Aspekte der täglichen Arbeit mit den Kindern auszutauschen, leidet die Qualität der Kinderbetreuung sehr schnell: Egal welcher Personalschlüssel in der Einrichtung erreicht wird.

Vorbereitungsplanungen haben also den ganz konkreten Zweck, den Austausch untereinander voranzutreiben und Aufgaben zu verteilen:

  • Wer übernimmt diese Woche die Turnstunden?
  • Welche Projekte stehen in Zukunft an?
  • Wie viele Stunden wenden wir für die Planung der Waldwoche auf?
  • Wer übernimmt dieses Jahr die Planungen rund um das Sommerfest?

Für eine funktionierende Organisation ist die Planung der Planung also essenziell.

Vorbereitungsplanungen in Teambesprechungen: Was ist wichtig?

In Teamsitzungen findet sich die Gruppe von Erzieherinnen und Erziehern zusammen, um wichtige Dinge rund um die Arbeit und die Tätigkeiten in der Kindertageseinrichtung im Kindergarten zu besprechen. So auch, wie die Planung der nächsten Tage, Wochen und Monate aussieht. Außerdem können auch grundsätzliche Aspekte der Zusammenarbeit im Team Kita oder der pädagogischen Ausrichtung der Kita angesprochen werden.

Entscheidungen treffen: Die Rolle der Kita-Leitung

Während es selbstverständlich Aspekte gibt, die im Team gemeinsam besprochen werden – so sollte zum Beispiel jeder mit der Urlaubsplanung einverstanden sein – trifft die Leitung in vielen Situationen die endgültige Entscheidung. Das heißt, dass vor allem der Führungskraft eine zentrale Rolle bei den Teambesprechungen und Vorbereitungsplanungen zukommt und beispielsweise auch für die Einhaltung des Personalschlüssel verantwortlich ist. In dieser Position bedarf es daher wichtiger Kompetenzen.

Es ist wichtig, dass die Leitung:

  • ihre Entscheidung offen, transparent und ehrlich an die Mitarbeiter weitergibt.
  • kommuniziert, dass Anmerkungen und Ideen trotzdem gerne eingebracht werden können.
  • sich Veränderungswünsche anhört und gegebenenfalls in ihre Entscheidung einfließen lässt.

Dennoch sollte die Leitung Führungsstärke beweisen, indem sie klar hinter ihren Entscheidungen steht. Hier ist es stets wichtig, diese nicht im Hinterzimmer zu treffen. Denn vor allem Führungskräfte einer Krippe oder eines Kindergartens stehen oft zwischen den Stühlen: In der Doppelrolle als Leitungskraft geben sie Handlungsanweisungen, während sie gleichzeitig auch als Kolleginnen oder Kollegen Teil des Mitarbeiterstabs sind.

Regelmäßigkeit: Nur so führt die Planung der Planung zum Erfolg

Vorbereitungsplanungen sollten zudem in regelmäßigen Abständen abgehalten werden. Hier kann es sinnvoll sein, sich im gesamten Kollegium etwa alle 14 Tage zusammenzusetzen. Selbstverständlich ist es für die Teamarbeit in der Kita auch hilfreich, wenn sich einzelne Erzieherinnen und Erzieher öfter in einer kleineren Gruppe treffen. So lassen sich Projekte oder Termine bestimmter Gruppen sinnvoll planen, ohne, dass sich alle den Termin blocken müssen.

Vorbereitungsplanung Dinge besprechen für einen reibungslosen Ablauf in der Kita
In einer Vorbereitungsplanung sollten sämtliche Dinge besprochen werden, damit ein reibungsloser Ablauf gewährleistet ist © Oksana Kuzmina - Shutterstock

Eine Dokumentation der Teamgespräche und der Planungen hat verschiedene Vorteile:

  • Transparenz: Alle Teammitglieder können die Ergebnisse einsehen
  • Information: Jeder ist auf demselben Kenntnisstand – so lassen sich Missverständnisse vermeiden
  • Zielerreichung: Festgehaltene Planungen und Ziele ermöglichen eine Reflexion. Haben wir alle Ziele erreicht? Wie erfolgreich war die Konzeption eines Projekts? Was können wir bei der Durchführung beim nächsten Mal besser machen?

Egal ob Krippe oder Kindergarten: Die Planung der Planung nimmt einen wichtigen Stellenwert ein. Umso relevanter wird es, das Engagement des Teams auch zu würdigen.

Vorbereitungen sind Aufwand: Wertschätzung ist Pflicht

Vorbereitungszeit ist Arbeitszeit: Das sollte in Kindertagesstätten selbstverständlich sein. So ist es wichtig, dass die Kolleginnen und Kollegen entlohnt werden, wenn sie sich für ein Projekt engagieren oder sie an einer Teamsitzung teilnehmen. Denn die Planung eines Festes oder eines wichtigen Termins kann mehrere Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen: Wer für seine Bemühungen nicht entsprechend wertgeschätzt wird, verliert schnell das Interesse, sich einem Projekt anzunehmen.

Ein „Dankeschön“ sollte selbstverständlich sein. Auch kleine Aufmerksamkeiten treiben die Motivation der pädagogischen Fachkräfte in die Höhe. In der Abschlussphase eines Projekts oder nach einem Fest oder einem Termin, kann die Leitung die Bemühungen der Mitarbeiter mit einem kleinen Blumenstrauß oder einem Geschenk wertschätzen. Die Überreichung des Geschenks ist auch im Rahmen der Veranstaltung selbst möglich.

Denn trotz der Tatsache, dass die Projektarbeit entlohnt wird, ist die Vorbereitung von Festen für alle Beteiligten Mehraufwand. Dieser kommt zur anspruchsvollen Arbeit mit den Kindern in der Gruppe noch hinzu. Kleine Präsente für die Tätigkeit sind wahre Motivations-Booster, die Freude bereiten und Anerkennung zollen.

Redaktion Prokita-Portal


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