Es gibt Tage, an denen Sie an die Grenze Ihrer Belastbarkeit gehen müssen. Dann scheint es, dass die Arbeit über Ihnen zusammenbricht und 1 Stunde nur 30 Minuten hat. In Ihrer verantwortungsvollen Position als Leitung kommen solche Situationen immer wieder vor. Wenn Sie jedoch das Gefühl haben, dass Hektik und Zeitdruck Ihren Alltag dominieren, sollten Sie etwas dagegen unternehmen.
Arbeiten Sie nach dem Motto „Jeden Arbeitstag vollständig zu Ende führen!“, sonst verlieren Sie viel Zeit. Denn halbherzig erledigte Aufgaben müssen Sie überarbeiten und korrigieren. Damit Sie den Leitsatz in die Praxis umsetzen können, sollten Sie alle Aufgaben von Anfang an mit dem notwendigen Maß an Aufmerksamkeit erledigen. Das heißt, Tätigkeiten, die Ihre volle Konzentration benötigen, sollten Sie nacheinander durchführen.
Es gibt jedoch auch Tätigkeiten, die Sie parallel verrichten können, sodass Sie dadurch Zeit sparen. So können Sie das Gestalten von Plakaten gemeinsam mit den Kindern tun und sie so betreuen.
Planen Sie langfristig. Schließen Sie die Tätigkeiten nicht erst in letzter Sekunde ab. Keinesfalls sollten Sie so lange warten, bis Sie nur noch 1 Stunde vor dem Elterngespräch haben, und dieses erst dann vorbereiten. Planen Sie zusätzliche Zeit als Pufferzone ein. So geraten Sie auch bei unvorhergesehenen Zwischenfällen nicht in Hektik.
Wichtig ist, dass Sie alle Aufgaben möglichst umgehend verrichten. Halten Sie sich an Ihre erstellten Pläne und schieben Sie keine Tätigkeiten vor sich her. Lassen Sie sich nicht von Störfaktoren ablenken. So sollten Sie die vielen kleinen Aufgaben nicht „eben kurz“ dazwischenschieben. Diese sind oft Zeit raubender, als Sie denken, und bringen Ihre Planung vollkommen durcheinander.
Wichtiger Hinweis: Berücksichtigen Sie bei der Erstellung von Plänen nicht nur die äußeren Bedingungen wie z. B. den anstehenden Personalwechsel, sondern auch innere Beschränkungen wie beispielsweise Ihren eigenen Biorhythmus.
Nutzen Sie technische Hilfsmittel. Sie können Informationen schnell und umgehend per E-Mail oder Fax verschicken. Wenn Sie Textbausteine in Ihren Computer eingeben, können Sie zügig und unproblematisch Einladungen und Informationsbroschüren zusammenstellen. Bestellen Sie einfacher Waren über das Internet. Überlegen Sie, wie Sie Ihre gesamte Einrichtung effektiver strukturieren können. Dazu gehören ein gut gegliedertes Ordner- und Ablagesystem bis hin zu einem übersichtlich sortierten Spiel- und Bastelschrank. Der anfängliche Arbeitsaufwand, ein neues Gliederungssystem einzuführen, wird sich langfristig auszahlen.
Auch Ihre personellen Ressourcen sollten Sie aktivieren. Delegieren Sie in Zukunft stärker Aufgaben an Ihre Kolleginnen, Eltern oder andere Ehrenamtliche. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie alle Personen gut anleiten und ihnen eine angemessen lange Zeit zur Umsetzung einräumen.
Das alte Sprichwort „In der Ruhe liegt die Kraft!“ sollten auch Sie umsetzen. Wenn Sie merken, dass Sie hektisch werden, sollten Sie versuchen, sich zu entspannen und Ihre Gedanken zu sammeln, beispielsweise durch eine kurze Meditations- oder Atemübung oder einen 5-minütigen Spaziergang.Seien Sie optimistisch, und betrachten Sie Ihr vorhandenes Zeitbudget, selbst wenn es noch so gering ist, als ein großes Geschenk, das Sie effektiv nutzen können und sollten. Deuten Sie die Situation positiv um! Statt: „Ich habe nur 2 Stunden, um den Bericht fertig zu stellen. Das schaffe ich nie!“, besser: „Ich verfüge noch über 2 Stunden, um mein bisheriges Arbeitsergebnis zu optimieren. Diese Zeit ist gering, aber ausreichend!“ Wichtig ist, dass Sie realistische Ansprüche an sich und Ihr Arbeitsergebnis stellen. Denn Perfektionismus leistet Zeitdruck und Hektik Vorschub.
| Ja | Nein | |
| Müssen Sie Aufgaben selten nochmals überarbeiten? | ||
| Arbeiten Sie eher spontan und erstellen Sie selten Arbeitspläne? | ||
| Schließen Sie Tätigkeiten zügig ab? | ||
| Setzen Sie technische Hilfsmittel ein, um sich Ihre Arbeit zu erleichtern? | ||
| Delegieren Sie Aufgaben an Kolleginnen und Eltern? | ||
| Bleiben Sie ruhig, wenn die Zeit drängt? | ||
| Stellen Sie angemessene Ansprüche an Ihr Arbeitsergebnis? |
Auswertung:
Wenn Sie mehr als 5 Fragen mit Ja beantwortet haben, ist Ihnen Zeitdruck weit gehend fremd. Prima!
Haben Sie 3 Fragen bejaht, geraten Sie hin und wieder in Hektik. Mit Hilfe der Tipps können Sie Ihre Zeit effektiver nutzen.
Wurden von Ihnen weniger als 3 Fragen bejaht, leiden Sie oft unter Zeitdruck und Hetze. Versuchen Sie, die Anregungen auf dieser Seite umzusetzen, Sie werden dabei nur gewinnen.
