Der nächste Elternabend steht an und Sie bräuchten für die Durchführung 4 Mitarbeiterinnen. Auf Grund von Festen, Kooperationen und Fortbildungen ist das Stundenkonto Ihrer Kolleginnen so hoch, dass Sie weitere Überstunden nicht mehr vertreten können.
Das geschilderte Beispiel begegnet Ihnen immer wieder im Alltag. Manchmal auch unter der umgekehrten Betrachtungsweise: Es ist Ferienzeit und Ihre Einrichtung ist geöffnet. Die Gruppen sind mit weniger als der Hälfte der Kinder belegt, trotzdem sind alle Mitarbeiterinnen bei der Arbeit.
Ein Dienstplan, in den Sie übersichtlich alle Mitarbeiterinnen eintragen, hilft Ihnen bei der Einteilung von Vorbereitungszeiten, bei der Planung von Fortbildungszeiten und bei einem flexiblen und pädagogisch sinnvollen Einsatz Ihrer Mitarbeiterinnen. Der Dienstplan hilft Ihnen jedoch nicht allein durch das Eintragen aller relevanten Daten. Setzen Sie ihn als Planungsinstrument ein, um das Ihnen zur Verfügung stehende Zeitkontingent Ihrer Mitarbeiterinnen sinnvoll auszunutzen.
Ein Dienstplan, in den Sie über die regulären Dienstzeiten hinaus alle Plus- und Minusstunden eintragen, gibt Ihnen übersichtlich die Auskunft, welche Ihrer Mitarbeiterinnen noch Luft hat, um den Elternabend mit Ihnen vorzubereiten, und welche Mitarbeiterin bei nächster Gelegenheit Stunden abbauen muss. Das unten stehende Muster zeigt Ihnen, wie Sie alle erforderlichen Angaben in einem Plan unterbekommen.
Wenn Sie zu den Plus- und Minusstunden, wie im Muster aufgezeigt, auch alle Fortbildungstage (F) und Urlaubstage (U) eintragen, sehen Sie am Anfang des Monats, welche Kollegin durch Fortbildungsvertretungen oder durch frühere Anfangszeiten bei Urlaub der Kollegin Plusstunden bekommen wird. Im Fall von Frau Maier können Minusstunden angesammelt werden, wenn es dafür eine Begründung gibt, beispielsweise eine zeitintensive Fortbildung. Bei den Urlaubstagen von Frau Maier beginnt ihre Kollegin jeweils eine Stunde früher mit der Arbeit. Diese Plusstunde wird am entsprechenden Wochentag als „+1 h“ im Feld der Kollegin eingetragen.
Der Dienstplan ermöglicht Ihnen eine vorausschauende, flexible Einteilung Ihrer Mitarbeiterinnen. Sie können besser über Ihr Zeitpotenzial verfügen und die wenige zur Verfügung stehende Zeit gut planen. Es ist beispielsweise auch möglich, dass in Zeiten, in denen viele Kinder krank oder im Urlaub sind, Frau Maier aus dem Muster einen weiteren Tag auf Urlaubsbasis freinimmt.
Der Vorteil für Sie ist, dass Sie Frau Maier für insgesamt 11 Stunden für Angebote einsetzen können, die außerhalb der normalen Arbeitszeiten liegen, z. B. Fortbildungen am Abend, Zusatzqualifikation am Wochenende oder Vorbereitungen auf den nächsten Tag der offenen Tür.Sie erreichen durch die frühzeitige Dienstplanung, dass der Arbeitsablauf ruhiger abläuft, es sammeln sich nicht bei einzelnen Mitarbeiterinnen so viele Stunden an, dass sie in anstrengenden Zeiten wie beispielsweise in der Adventszeit lange ausfallen und alle anderen diese Fehlzeiten zusätzlich ausgleichen müssen.Damit die Planung funktioniert, müssen Sie als Leitung immer aktuell auf die Plus- und Minusstunden achten und schauen, dass bei zu vielen Plusstunden rechtzeitig ein Abbau stattfindet. Bei vielen Minusstunden sprechen Sie mit der Mitarbeiterin, welche Aktivitäten sie außerhalb der Arbeitszeiten übernimmt.
Tipp für Ihre Praxis: Hängen Sie den Dienstplan sichtbar aus, damit jede sieht, wie es um ihr Zeitkonto steht. Außerdem ist es gut, wenn Sie mindestens die Dienstpläne der nächsten 2 Monate vorbereiten und aushängen, gerade wenn es um die Planung von Urlaubstagen oder Fortbildungen geht.
Es wird sicher einige Zeit dauern, bis alle mit der Zeitrechnung vertraut sind. Denken Sie aber an das zusätzliche Zeitpotenzial, das Ihnen bei einer funktionierenden Dienstplangestaltung zur Verfügung steht.
| Mitarbeiterin | Frau Meier | Frau Schulz | Frau Keller |
| Anzahl Plus- / Minusstunden Monatsanfang | -3,5 h | +4,15 h | -2 h |
| Rest-Urlaubstage Monatsanfang | 8 | 4 | 4 |
| 1. März | U | Familienfest +3 h | Familienfest +3 h |
| 2. März | U | ||
| 3. März | U | ||
| … 31. März | FA -7,5 h | – | _ |
| Anzahl Plus- / Minusstunden Monatsende | -11 h | +7,15 | +1 h |
| Rest-Urlaubstage Monatsende | 5 | 4 | 4 |
| U = Urlaubstag, F = Fortbildung, K = Krank, FA = Freizeitausgleich (Abbau von Stunden) |
