Der Tag in der Gruppe war heute besonders anstrengend, da viele Arbeiten an Ihnen hängen geblieben sind. In der Teambesprechung sollen Sie jetzt von Ihrer letzten Fortbildung berichten. Vielleicht denken Sie: „Auch das noch! Ich fühle mich heute richtig am Ende, und außerdem hatte ich gar keine Zeit, mich richtig darauf vorzubereiten. Immer bleibt die viele Arbeit an mir hängen!“
Fühlen Sie sich manchmal auch im Dauerstress? Vielleicht gibt es auch in Ihrem Alltag so genannte „Zeitfresser“, die Ihnen das Leben schwer machen. Doch mit ein wenig vorausschauender Planung können Sie diese „Diebe“ in den Griff bekommen. In den folgenden 4 Schritten erfahren Sie, wie Sie dieses Problem richtig und effizient angehen können. Packen Sie es an und profitieren Sie jeden Tag aufs Neue davon!
Prioritäten zu setzen ist das A und O einer guten Zeitplanung. Spätestens dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst, sollten Sie sich die Zeit nehmen, eine Prioritätenliste zu erstellen. Überlegen und entscheiden Sie z. B. 1-mal in der Woche für die kommende Woche, welche Dinge Ihnen besonders wichtig sind, welche etwas wichtig und welche eher unwichtig bzw. ganz unwichtig sind.
Ihre Prioritätenliste bearbeiten Sie nach der folgenden Regel: „Kümmere dich erst um die unwichtigen Dinge, wenn die wichtigen erledigt sind.“ Sorgen Sie sich nicht um die unwichtigen Dinge, denn unwichtig bedeutet, dass sie warten können. Befreien Sie sich zudem mehr und mehr von dem Gedanken, immer alles perfekt und sofort erledigen zu müssen.
Liegt das jährliche Mitarbeitergespräch oder ein Elterngespräch vor Ihnen? Dann bereiten Sie sich rechtzeitig darauf vor. In der Regel ist dieser Termin mindestens 14 Tage zuvor bekannt. Es bleibt also genügend Zeit, die Vorbereitung in der Prioritätenliste weit genug oben zu platzieren. Nichts wirkt sich auf Ihren Alltag stressiger aus als der ständige Hintergedanke, was noch alles dringend vorbereitet werden muss. Das Motto „Ich arbeite am liebsten unter Zeitdruck“ gilt nicht! Denn 1. stehen Sie dadurch oft und unnötig unter Stress, dies schadet Ihrem Wohlbefinden ebenso wie Ihrer Gesundheit. Und 2. bergen kurzfristige Vorbereitungen die Gefahr in sich, unvollständig oder fehlerhaft zu sein, weil in der Kürze der Zeit nicht an alles gedacht wurde.
Verabschieden Sie sich von dem Gedanken, alles selbst machen zu müssen. Überlegen Sie sich ganz konkret, für welche Aufgaben Sie Unterstützung bekommen können. Delegieren Sie im beruflichen Umfeld die Aufgaben, die nicht direkt an Sie gebunden sind. Natürlich sind die Vorbereitung und Durchführung des Elterngesprächs für Sie, wenn Sie Gruppenleiterin sind, Pflicht. Aber wer sagt, dass Sie sich allein um das Einsammeln von Lebensmittelgeld, das Führen der Gruppenliste, Gestalten aller Aushänge und Schreiben von gruppeninternen Elterninformationen kümmern müssen? Beziehen Sie Halbtagskräfte und Praktikanten mit ein. Für Sie bedeutet das Arbeitserleichterung und für die anderen mehr Verantwortung mit den übertragenen Aufgaben.
Wenn Sie Ihre Zeit zu eng planen, dann ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Ihr Zeitplan umgeworfen wird. So geraten Sie wieder in Hektik und Zeitnot. Lassen Sie sich deshalb immer etwas mehr Luft. Dies fängt schon beim Setzen der Prioritäten an: Verteilen Sie die wirklich wichtigen und dringenden Aufgaben auf die zur Verfügung stehenden Tage. Einen kleinen Teil der Restzeit können Sie dann für eher unwichtige Dinge verwenden. Den größeren Teil der restlichen Zeit lassen Sie aber ganz bewusst unverplant. So haben Sie im Notfall genügend Pufferzeit.
Und wenn kein „Notfall“ eintritt? Dann freuen Sie sich über die geschenkte freie Zeit. Denken Sie nicht an die noch unerledigten, aber unwichtigen Dinge. Überprüfen Sie im unten stehenden Test, wie es um Ihre Organisation steht und woran Sie gegebenenfalls noch arbeiten müssen. Viel Erfolg bei Ihrer persönlichen Zeitplanung!
| Ja | Nein | |
| Erledigen Sie stets die sehr wichtigen und wichtigen Aufgaben zuerst? | ||
| Haben Sie einen Wochenplan und darin gesetzte Ziele? | ||
| Bereiten Sie sich auf Gespräche, Elternabende usw. mindestens 4 Tage im Voraus vor? | ||
| Delegieren Sie Ihre Aufgaben auch an andere Personen? | ||
| Vertrauen Sie Ihren Kolleginnen und akzeptieren Sie deren Art der Arbeitserledigung? | ||
| Haben Sie täglich etwa 30-60 Minuten zur freien Verfügung? | ||
| Gönnen Sie sich täglich eine bewusste „Auszeit“, in der Sie niemand stören darf? |
Auswertung:
6 bis 7-mal „Ja“: Ihre Zeitplanung ist hervorragend. Herzlichen Glückwunsch!
3 bis 5-mal „Ja“: Sie kennen einige Zeitfresser bereits und vermeiden diese. Kümmern Sie sich jetzt um Ihre „Nein-Antworten“. Dann sind Sie ein echter „Zeitprofi“!
0 bis 2-mal „Ja“: Sie nutzen Ihre Zeit uneffektiv und ohne geplante Struktur. Damit legen Sie sich selbst Steine in den Weg. Lesen Sie noch einmal die 4 Tipps von oben.
